Das papierlose Büro – die Vorteile der digitalen Post

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Immer mehr Unternehmen richten ihren Betrieb auf Einsatz des sogenannten papierlosen Büros aus. Dieser Trend hat insbesondere aufgrund hoher Kosteneinsparpotentiale in den vergangenen Jahren eine hohe Beliebtheit erreicht. Neben zahlreichen weiteren Vorteilen sorgt die Nutzung der digitalen Post ebenfalls für eine deutliche Senkung der Lagerkosten von Dokumenten sowie eine erhebliche Steigerung der Produktivität sämtlicher Mitarbeiter.

Wann kann ein papierloses Büro umgesetzt werden?

In vielen Unternehmen ist das Konzept eines papierlosen Büros nur schwer vorstellbar. Selbst in der heutigen Zeit drucken noch viele Betriebe eingehende E-Mails aus, um sich gegen einen Datenverlust abzusichern. Gleichzeitig erschweren auch Handelspartner und sonstige Korrespondenzen oftmals die vollständige Umsetzung dieses Konzepts, da viele Unternehmen schriftlich kontaktiert werden. In der Praxis wird dieser Umstand oftmals so gelöst, dass betroffene Unternehmen die Post scannen und jene Unterlagen anschließend digital aufbewahren.

Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass sämtliche Unterlagen digitalisiert werden können. Indem Sie die Dokumente digitalisieren, erhalten Sie die Möglichkeit, das Papier zu entsorgen und gleichzeitig Ihren Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Was gehört alles in ein papierloses Büro?

Um Dokumente digitalisieren zu können, werden jedoch einige technische Geräte benötigt. Für die Funktionsweise eines papierlosen Büros sind insbesondere Computer und Peripheriegeräte von entscheidender Bedeutung. Dabei ist vor allem ein Scanner stets erforderlich, um die Post scannen zu können. Oftmals wird dieser als Kombinationsgerät gemeinsam mit einem Drucker angeschafft. Bis vor einigen Jahren waren darüber hinaus ebenfalls zahlreiche Speichermedien erforderlich, um die digitalisierten Unterlagen archivieren und nutzen zu können.

Die Lagerung dieser Datenträger kann jedoch ebenfalls effektiv umgangen werden. Durch die Nutzung einer modernen, cloudbasierten Scan- und Mailing-Lösung können die Daten sicher in der Cloud hinterlegt und dadurch sämtlichen autorisierten Mitarbeitern ununterbrochen zugänglich gemacht werden. Nutzen Sie diese attraktive Dienstleistung, um von den folgenden Vorteilen zu profitieren!

Platzsparendes sowie kosteneffizientes Arbeiten

Die digitale Post ermöglicht Ihnen ein besonders platzsparendes Arbeiten. Noch vor einigen Jahren haben Aktenberge und gestapelte Ordner regelmäßig dazu geführt, dass Mitarbeitern besonders große Büroräume zur Verfügung gestellt werden mussten. Wenn Sie sämtliche Dokumente digitalisieren, können Ihre Mitarbeiter jedoch auch in deutlich kleineren Räumlichkeiten arbeiten. Auf diese Weise sorgen Sie für eine effiziente Nutzung sämtlicher Büroräume.

Schneller Zugriff dank optimaler Verfügbarkeit

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Digitalisierung Ihrer Post ebenfalls einen besonders schnellen Zugriff auf sämtliche Dokumente. Bei der physischen Lagerung einzelner Unterlagen entstanden früher teilweise lange Wartezeiten. Wenn Sie Ihre Post scannen und in unserer cloudbasierten Lösung speichern, werden diese Wartezeiten jedoch umgangen. Mitarbeiter erhalten dadurch angeforderte Daten innerhalb weniger Sekunden und können verzögerungsfrei mit ihrer Arbeit fortfahren.

Darüber hinaus wird ebenfalls eine deutlich bessere Verfügbarkeit ermöglicht. Physische Exemplare eines Dokuments können sich nur an einem einzigen Ort befinden. Digitalisierte Daten hingegen können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig an unterschiedlichen Standorten abgerufen werden. Auf diese Weise sorgen Sie für eine deutliche Steigerung Ihrer Produktivität.

Höchster Umweltschutz dank weniger Müll

Ein weiterer wichtiger Vorteil dieses Konzepts besteht in dessen hohem Beitrag zum Schutz der Umwelt. Durch den Wegfall von zahlreichen Ausdrucken und Mehrfachkopien wird nicht nur viel Papier eingespart, sondern ebenfalls auf den Verbrauch hoher Energiemengen verzichtet. Diese Einsparungen sorgen sowohl für eine deutliche Begrenzung Ihrer Energiekosten als auch für einen positiven Beitrag zum Schutz der Umwelt.

Die Durchführung von Maßnahmen zum Umweltschutz wird darüber hinaus vor allem bei Kunden und Angestellten häufig gern gesehen. Dadurch können Sie den Umstieg auf ein papierloses Büro ebenfalls im Rahmen Ihres Marketings effektiv nutzen und somit neue Menschen von Ihrem Unternehmen überzeugen.

Mehr Ordnung sorgt für gesteigerte Mitarbeitermotivation

Letztlich führt die digitale Post ebenfalls zu einer deutlichen Steigerung der Ordnung in den Büros Ihrer Mitarbeiter. Durch das Entfallen von riesigen Papierbergen wird für mehr freie Fläche auf dem Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter gesorgt. Dieser kann entweder bereits beim Anmieten von Büroräumen eingespart oder von Ihren Mitarbeitern für dekorative Zwecke genutzt werden. Diese Möglichkeit wird nicht nur Kunden den Aufenthalt in den Büroräumen Ihrer Mitarbeiter deutlich angenehmer gestalten, sondern ebenfalls die Leistungsbereitschaft Ihrer Angestellten nachhaltig steigern.

By | 2018-02-22T11:09:04+00:00 Februar 22nd, 2018|Presse|