Wann können Sie den Digitalkasten benutzen?

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Hybride Post

Die Digitalisierung hat innerhalb des letzten Jahre nahezu alle Bereiche unseres Lebens von Grund auf geändert. Gerade unsere Kommunikation hat sich digitalisiert, untereinander, als auch schriftlich. Besonders in der Wirtschaft findet die Kommunikation durch E-Mails, digitalem Reporting und Onlinemarketing nahezu in Echtzeit statt.
Trotzdem sind wir noch in einigen besonderen Bereichen auf eine Kombination zwischen Papier und Technik angewiesen. Ein maschinell erzeugtes Dokument bedarf manchmal noch einer menschlichen Unterschrift.
Paragraph 3 des BGB besagt schon, dass geschriebene Dokumente digitalisiert rechtsgültig sind, jedoch noch einer Unterschrift mit Tinte bedürfen.

Was muss man wirklich per Post verschicken?

Viele Unternehmen verschicken ihre Briefe immer noch per Post. Und während Spam-Mails und Marketing-SMS als illegal gehandelt werden, ist es noch erlaubt, Werbung als Papier an beliebige Empfänger zu schicken.
Um weniger von diesem Papiermüll zu erhalten, bietet Digitalkasten jetzt die digitale Lösung. Durch das Scannen aller Briefe, die Sie erhalten, sparen Sie sich nicht nur den morgendlichen Gang zum Briefkasten, sondern auch die Tonnen an Werbemüll, die Ihren Papierkorb täglich füllen.

In rechtlichen Prozessen sind Originale jedoch oft vonnöten. Während eines Gerichtsverfahrens sind nur begrenzt Arten von Beweismitteln zulässig: Anwesenheit, Expertenaussagen, Zeugen und Dokumente. Zeugenaussagen sind manipulierbar. Aber Beweismittel in Papierform sind immer rechtskräftig, weshalb die Originale sehr wertvoll sind. Man sollte Sie daher immer sicher verwahren.

Wann ist ein gescanntes Dokument zulässig?

Ein gescanntes Dokument ist immer hilfreich, da viele von ihnen vorab verschickt schon anerkannt werden. Oft ist es unnötig, noch das Original vorzulegen. In einigen Fällen weiß man jedoch, wann ein Original gefordert wird, egal, ob das Dokument auch als Scan verfügbar ist.

Hier eine Liste der benötigten Dokumente, die man am Besten immer im Original aufbewahren sollte:

Geschäftspapiere

Viele Unternehmen obliegen der Aufbewahrungspflicht bestimmter Dokumente und müssen diese bis zu 10 Jahre im Original vorweisen können. Tut man das nicht, gerät man leicht in Schwierigkeiten. Über Ihren Digitalkasten können Sie alle Originale in digitaler Version nutzen, sortieren und, besonders hilfreich, die Suchfunktion nutzen, um sich den Inhalt eines Dokuments schnell und einfach anzeigen zu lassen.

Verträge

Nicht alle Verträge müssen digitalisiert werden, aber es ist ratsam, diese in digitalisierter Form aufzubewahren. In ihrem digitalen Archiv können Sie bestimmte Seiten schneller finden, Verträge teilen und versenden und einfach den Überblick behalten.

Natürlich brauchen Sie vor Gericht dann die Originale, aber auch die sind schnell gefunden durch eine effizientere Organisation.

Formelle Briefe

Dokumente, die einer Unterschrift benötigen, können Sie durch die Digitalisierung jederzeit blanko archivieren und bei Bedarf erneut ausdrucken und verschicken. So ersparen Sie sich unnötige Scan- und Archivierungszeit oder die Suche nach dem einen wichtigen Dokument.

Diplome und Urkunden

Nach Beendigung Ihrer Weiterbildung, Ihres Studiums oder anderer Ausbildungen, werden selten wie auf amerikanischen High-Schools die Urkunden persönlich überreicht, sondern üblicherweise relativ formlos per Post verschickt. Dazu eignet sich eine digitalisierte Vorab-Sicherung über die Nutzung Ihres Digitalkastens sehr gut. So haben Sie all diese essentiellen Dokumente immer griffbereit, zum Beispiel bei Ihrem nächsten spontanen Job-Interview in Ihrem Stammlokal.

Geburtsurkunde

Wenn ein großes Ereignis ansteht und Sie sich Ausweispapiere oder sogar Ihre Geburtsurkunde zuschicken lassen müssen, ist es ratsam, auch hiervon einen Scan des Dokuments in Ihrem Digitalkasten zu lagern. Nicht nur Ihre angehende Ehe profitiert von diesem vereinfachten Zustellservice (wenn Sie, sagen wir mal, in Las Vegas spontan Ihre große Liebe getroffen haben…), sondern verschiedene offizielle Anlässe. Die Registrierung eines Kindes, ob in Las Vegas oder wieder zurück in Deutschland geboren, bedarf auch der Geburtsurkunden der Eltern.

By | 2018-01-31T22:10:26+00:00 Januar 31st, 2018|Uncategorized|